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Schmitt: Praxishandbuch Event Management

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Zuletzt aktualisiert am Donnerstag, 29. März 2012 10:18

Veröffentlicht am Montag, 01. Mai 2006 02:00

Geschrieben von Gerhard A. Pfeffer, Siegburg

Rezensent: Thomas Mavridis, PR-Verantwortlicher der Geberit Vertriebsorganisation Deutschland, Lehrbeauftragter für PR an der Otto-Friedrich-Universität Bamberg. Homepage: www.mavridis.de - E-Mail: mail@mavridis

Die Planung und Organisation von Veranstaltungen verschiedenster Art stellt heute oft eine spezielle Herausforderung dar. Mit dem zunehmenden Angebot an Events steigen auch die Ansprüche an sämtliche Komponenten der Veranstaltung. Der Druck zu mehr Professionalität und Kundenorientierung bei der Organisation, Durchführung und Kontrolle von Veranstaltungen ist überall zu spüren. Irmtraud Schmitt, langjährige Sekretärin, Pressereferentin und Dozentin für Office Management und Managementassistenz an der Akademie für Betriebswirtschaft und Welthandelssprachen in Mannheim, will mit ihrem „Praxishandbuch Event Management“ ein Nachschlagewerk für alle vorlegen, die im Office-Alltag mit Veranstaltungen konfrontiert sind.

In vielen Unternehmen werden Veranstaltungen - zumeist aus Kostengründen - zunehmend „inhouse“ organisiert. Gelegentlich wird die Veranstaltungsorganisation dann auch noch an die Assistentin/Sekretärin delegiert - zusätzlich zu ihren Tätigkeiten im Office-Management. Hier setzt die Autorin an. „Aus meiner Praxis für Ihre Praxis“, so lautet das Motto für Schmitts Buch. Sie gibt Tipps zur Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen aller Art, ob Arbeitsessen, Betriebsausflug, Produktvorstellung, Jubiläum, Messen, Pressekonferenzen, Tag der offenen Tür oder Weihnachtsfeiern. Selbst darüber, was zu tun ist, wenn keine Stimmung aufkommt oder der Künstler sich verspätet, klärt die Autorin auf. Als eine der „Zehn goldenen Regeln für Ihre optimale Veranstaltungsplanung“ nennt sie, „Wert auf liebevoll zubereitete und hochwertige Speisen und Getränke“ zu legen (S. 17). Kein Zweifel: „Wer einen hohen Turm bauen will, muss lange am Fundament verweilen“ (S. 37). Ein kleiner Knigge für Veranstaltungen, Internetlinks, Checklisten zu den vorgestellten Veranstaltungstypen und weiterführende Literatur schließen das Buch ab.

Denken wir ein paar Jahre zurück: Die Assistenz im Sekretariat war vor allem dafür zuständig, Korrespondenz zu erledigen, Telefonate entgegenzunehmen, Gäste zu bewirten und die Termine für den Chef zu koordinieren. Diese klassischen Sekretariatsaufgaben sind dem Anschein nach immer weniger geworden. Es hat sich augenscheinlich einiges getan im Office. Heute gehört zum Aufgabengebiet mancher Assistentin und Sekretärin wohl auch die Vorbereitung, Durchführung und Erfolgskontrolle von betriebsinternen und betriebsexternen Events. Sogar die Pressearbeit wird offenkundig mancherorts an die Sekretärin delegiert, wie der Werdegang der Autorin selbst belegt. Über eine derartige Mehrfachbelastung ist aus den Kreisen der Betroffenen kein Klagen zu vernehmen. Im Gegenteil: Die Autorin appelliert in ihrem Buch sogar an ihre Sekretärinnen-Kolleginnen, neue Aufgabenfelder im Unternehmen zu erschließen, etwa als Expertin in Sachen Events oder als Event-Managerin.

Hier sollte die Autorin die Kirche im Dorf lassen. Jede Veranstaltung ist nur so gut, wie ihr zugrunde liegendes Konzept. Großveranstaltungen werden zu immer komplexeren Projekten, und die Anforderungen an ihre Professionalität nehmen ständig zu. Semiprofessionalität wäre da besonders fehl am Platze. Das entsprechende Know-how muss zwingend vorhanden sein. Bei der inhaltlichen Konzeption einer Veranstaltung reichen Brainstorming und Mindmapping wie von der Autorin vorgeschlagen (S. 41ff.) nicht aus. Wer das gesamte Spektrum von der strategischen Planung bis zur operativen Durchführung und Steuerung kennen lernen will, muss auf weitere Literatur, zum Beispiel auf das Praxisbuch „Eventmanagement“ von Ulrich Holzbaur, Edwin Jettinger, Bernhard Knauß, Ralf Moser und Markus Zeller, zurückgreifen. In der mittlerweile dritten, erweiterten Auflage offerieren die Autoren dort Basiswissen, ausgearbeitete Praxisbeispiele und Checklisten, die diese Bezeichnung auch verdienen.

Sekretärinnen und Assistentinnen, die Veranstaltungen und Events planen und umsetzen müssen, erhalten sicher hilfreiche Tipps. Doch Event Management ist mehr als der Titel des Buches vorgibt.

Irmtraud Schmitt: Praxishandbuch Event Management. Das A-Z der perfekten Veranstaltungsorganisation - Mit zahlreichen Checklisten und Mustervorlagen. 2005; 222 Seiten mit 4 Abb. Br.; Preis: EUR: 39,90; ISBN: 3-409-12578-7.