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Pressearbeit leicht gemacht: Mediendateien mit Media Asset Management-Lösung effizient verwalten

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Zuletzt aktualisiert am Donnerstag, 29. März 2012 10:18

Veröffentlicht am Montag, 19. September 2011 11:22

Geschrieben von Gerhard A. Pfeffer, Siegburg

Ein Autorenbeitrag von Peter M. Hofer, CMC, Geschäftsführer der mediamid digital services GmbH, Wien
Pressefotos, Texte, Videos oder Präsentationen – bei Dienstleistern im Marketing- und PR-Bereich fallen täglich große Mengen an Mediendateien an. Agenturen und Pressestellen können viel Zeit und Ressourcen sparen, wenn sie ihre Daten mit einer professionellen Media Asset Management-Lösung verwalten. Denn solch ein System ermöglicht nicht nur den zentralen Zugriff auf jeglichen digitalen Content, sondern bietet auch einfach zu bedienende Such- und Bearbeitungsfunktionen. Darüber hinaus können unterschiedliche Personen im Unternehmen und außerhalb in den Bearbeitungs- und Verteilungsprozess eingebunden werden, beispielsweise auch Journalisten.

Zentrale Medienverwaltung heute notwendig
Um die Vorteile der Verwaltung von Mediendateien über ein Media Asset Management zu verdeutlichen, ist ein Blick auf die klassischen Prozesse einer PR-Agentur mittlerer Größe sinnvoll. Als Beispiel wird ein Unternehmen mit mehreren Standorten angenommen, das mit 20 Mitarbeitern etwa 50 Kunden betreut. Diese Zahlen lassen bereits auf die Menge der Dateien im täglichen Arbeitsprozess schließen: Texte, Presse-Clippings, Fotos, Videos, Präsentationen und ähnliche Dokumente werden in unterschiedlichen Formaten an den verschiedenen Standorten der Agentur generiert, verwendet und abgelegt. Dabei werden alle Dateien auf den jeweiligen lokalen Servern der Niederlassungen gespeichert. Die Herausforderung: Wenn ein Mitarbeiter an einem der Standorte ein Pressefoto eines gemeinsamen Kunden der Agentur benötigte, das auf dem Server einer anderen Niederlassung abgespeichert ist, musste er dieses Bild bei den dortigen Kollegen anfragen und sich per E-Mail schicken lassen. Derartige Prozesse sind zeitraubend und ineffizient. Besonders im heutigen Informationszeitalter, in dem die Schnelligkeit im Datenaustausch eine zentrale Rolle spielt. Hinzu kommt, dass ein hohes Datenvolumen anfällt. Dieses generiert nicht nur beim Versand Kosten, sondern nimmt bei der parallelen Sicherung auf verschiedenen Servern und lokalen Computern auch unnötigen Platz in Anspruch.

Eine solche PR-Agentur benötigt demnach eine Lösung, die einen zentralen Zugriff auf sämtliche Medien ermöglicht und zudem eine intelligente Suchfunktionalität bietet, sowie die Bearbeitung der Dateien unterstützt. Neben der Funktionalität und Flexibilität steht vor allem die einfache Bedienbarkeit im Vordergrund. Besonders externe Mitarbeiter sollten ein derartiges System auch ohne aufwändige Schulung begreifen und einsetzen können. Hierbei kann es sich beispielsweise um Praktikanten oder Werksstudenten handeln, welche die Arbeitsprozesse temporär begleiten. Aber auch freien Mitarbeitern und vor allem Journalisten sollte die Bedienung möglichst intuitiv gelingen. Um eine derartig vielschichtige Zusammenarbeit zu realisieren, sind zudem Systemzugänge mit verschiedenen Berechtigungen sinnvoll. Zu bedenken ist darüber hinaus die technische Seite der Installation und Administration einer solchen Datenbank. PR-Agenturen und Pressestellen kleiner und mittlerer Größe haben meist nicht das Know-how, entsprechende Infrastrukturen und Systeme aufzubauen und zu warten. Für sie ist ein ASP-Modell von Vorteil, das ein einfaches Mieten der Lösung erlaubt.

Einfache, interne Dateiverwaltung
Media Asset Management-Lösungen erfüllen diese Anforderungen. Sie sind bestenfalls vollständig webbasiert und damit standortunabhängig verfügbar. So können alle Mitarbeiter einer Agenturgruppe auf den gemeinsamen Datenbestand zugreifen. Gleichzeitig werden über ein zentrales System Kosten gespart, da lokal weniger Speicherplatz benötigt wird. Eine derartige Lösung unterstützt das Erfassen und die einfache Verwaltung von Bildern, Text-, Video- oder Audio-Files beziehungsweise auch Präsentationen in beliebigen Dateiformaten. Die einzelnen Datensätze lassen sich verschlagworten, wodurch eine themenbezogene Suche möglich wird. Dabei ist eine Strukturierung der Medien nach Kunde, Projekt oder eindeutigem Suchbegriff sinnvoll, um alle Inhalte jederzeit gezielt abrufen zu können. Hier unterscheidet sich ein Media Asset Management-System von freien Anbietern wie Dropbox, die dies nicht erlauben. Dasselbe gilt für die folgenden Aspekte: Alle Mediendateien sind stets mit den dazugehörigen Hintergrundinformationen verknüpft, wie etwa Farbraum, Größe oder Urheber bei Pressebildern. Die Nutzungsrechte sind zudem für jeden Datensatz gezielt zu bestimmen. Es gibt darüber hinaus verschiedene Freigabestufen, über die zum Beispiel bestimmt werden kann, ob ein Text in einer öffentlichen Suche erscheinen oder verborgen bleiben soll.

Über ein Media Asset Management-System können PR-Agenturen und Pressestellen den Redaktionen und Kunden sowohl Einzeldateien als auch komplette elektronische Pressemappen oder Pressespiegel per Download-Link zur Verfügung stellen. Hierfür werden die Medien über den Warenkorb nach individuellem Bedarf gruppiert. PR-Agenturen sind so in der Lage, vor allem auf Anfragen von Journalisten schnell zu reagieren und diesen die gewünschten Mediendateien bereitzustellen. Dies spart im Agenturalltag Zeit, schafft freie Ressourcen und E-Mails mit hohen Datenmengen werden vermieden. Auch Journalisten profitieren von der neuen Form der Datenbereitstellung, denn ihre Mailboxen quellen oft durch Nachrichten mit unnötig großen Anhängen über.

Über Gast- und Kundenzugang direkt zum Pressefoto
Ist das Media Asset Management-System mit der Homepage der PR-Agentur verknüpft, wird die Website zum umfassenden Medienportal. Daraus ergeben sich Vorteile, die sowohl an Kunden als auch an die Redaktionen weitergegeben werden können. So kann Journalisten die Möglichkeit zur pro-aktiven Suche im System gegeben werden. Sie erhalten hierzu einen Zugang als Gast und können auf alle Daten mit entsprechendem Freigabestatus zugreifen. Auch die Zusammenarbeit und der Datenaustausch mit den Kunden lassen sich durch die Einrichtung eines Direktzugangs zum System sehr viel effizienter gestalten. Über die Berechtigungssteuerung erhalten sie einen Vollzugriff auf „ihre Mediendateien“, also speziell auf das jeweilige Kundenverzeichnis. Sie können das Media Asset Management-System so auch für andere, individuelle Zwecke verwenden – dank einfacher Datenbankstrukturen zumeist ohne Einführungs- oder Administrationsaufwand. Darüber hinaus bietet die Lösung hohe Sicherheit beim Datenhosting und -zugriff sowie flexible Skalierbarkeit. Die Kosten richten sich nach dem beanspruchten Datenvolumen oder der Zahl der Nutzer im System.

Über den Autor:
Es gibt zahlreiche Anbieter von Media Asset Management-Lösungen für verschiedenste Branchen und Anwendungsfälle am Markt. Das Wiener Unternehmen mediamid hat 2009 auf Basis der typischen Prozesse einer PR-Agentur eine branchenspezifische Variante entwickelt. Das Ergebnis „AMID PR“ wird den speziellen Anforderungen von Kommunikationsagenturen und verwandten Dienstleistern besonders gerecht. AMID PR ist eine Standard-Software und setzt auf der langjährig erfolgreichen Media Asset Management Lösung „M@RS 6“ auf.
Weitere Informationen unter www.mediamid.com oder direkt beim Autor Peter M. Hofer unter Tel. +43 1 9551444-0.