Interviews & Debatten Benedikt Spangardt und Malin Stute vom Havariekommando „Man darf nicht erst im Ernstfall anfangen zu kommunizieren“
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- von Joris Duffner, Dortmund
Das Havariekommando wird vor allem dann sichtbar, wenn auf Nord- oder Ostsee etwas schiefläuft. Dr. Benedikt Spangardt, Leiter der Stabsstelle Kommunikation, und Pressesprecherin Malin Stute sprechen darüber, warum Vertrauen lange vor einer Krise aufgebaut werden muss, wie sich Kommunikation für den Ernstfall trainieren lässt und welche Rolle LinkedIn dabei spielt. Außerdem geht es um persönliche Kommunikation, kurze Entscheidungswege und die Frage, wo Transparenz endet, wenn Sicherheitsinteressen von Einsatzkräften und Partnerbehörden berührt sind. Deutlich wird: Krisenkommunikation beginnt für beide weit vor dem eigentlichen Einsatz.
PR-Journal: Das Havariekommando steht vor allem im Mittelpunkt, wenn ein Unglück passiert ist. Welche kommunikativen Leitlinien gelten für eine Organisation, der Menschen im Ernstfall sofort vertrauen sollen?
Benedikt Spangardt: Man darf nicht erst im Ernstfall anfangen zu kommunizieren. Wir legen viel Wert darauf, uns zu vernetzen und Journalistinnen und Journalisten unsere Arbeit auch im Alltag näherzubringen. Wir wollen erreichen, dass im Ernstfall Verständnis und Vertrauen da ist. Unsere Prinzipien sind Schnelligkeit, Wahrhaftigkeit und Verständlichkeit: aktiv und frühzeitig kommunizieren, sachlich und transparent sein und komplexe Dinge möglichst kurz und einfach erklären. Gerade in einem technisch geprägten Umfeld ist das manchmal eine Herausforderung.
PRJ: Wie sind Sie organisatorisch aufgestellt und welche Kanäle bespielen Sie?
Spangardt: Wir sind eine relativ kleine Behörde mit gut 50 Kolleginnen und Kollegen. Die Stabsstelle Kommunikation besteht aus vier Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Unser Aufgabenfeld reicht von klassischer Medienarbeit über allgemeine Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungsmanagement, digitale Kommunikation und Social Media bis zur politischen Kommunikation. Was uns hilft, sind kurze Entscheidungswege. Wir haben relativ viele Freiheiten und müssen nicht jeden Satz mit der Behördenleitung abstimmen. Das gibt uns Handlungsspielraum.
Auf Social Media sind wir aktiv nur bei LinkedIn. Das ist vor allem eine Ressourcenfrage. Gleichzeitig ist LinkedIn für unsere stakeholderorientierte Kommunikation der passende Kanal.
PRJ: Wer sind die Stakeholder? Vor allem Reedereien oder Schiffseigner, oder auch die breite Öffentlichkeit?
Spangardt: Die breite Öffentlichkeit ist nicht unsere Zielgruppe Nummer eins. Wir wollen aber schon die maritime Branche erreichen, also etwa Reeder und Schiffseigner, außerdem Menschen in Behörden wie Feuerwehren und Polizeien. Uns ist wichtig, dass wir dort bekannt sind, weil wir im Zweifel zusammenarbeiten.
Eine zentrale Zielgruppe sind auch Journalistinnen und Journalisten. Wir möchten Wissen aufbauen, bevor der Ernstfall eintritt. Wenn eine Lage da ist, soll weniger Erklärarbeit nötig sein. Wir sehen, dass das funktioniert. Dazu kommen als wichtige Zielgruppe Politikerinnen und Politiker. Wir sitzen als kleine Behörde in Cuxhaven, weit weg von Berlin und Bonn. Trotzdem müssen diejenigen, die über Geld und Ressourcen entscheiden, verstehen, was wir tun.
PRJ: Frau Stute, die Havarie des britischen Frachters Verity fiel auf Ihren siebten Arbeitstag beim Havariekommando. Dabei starben fünf der sieben Besatzungsmitglieder, zwei Seeleute wurden gerettet. Was haben Sie damals über Krisenkommunikation gelernt, das Ihnen kein Lehrbuch hätte vermitteln können?
Malin Stute: In diesen Tagen ist mir bewusst geworden, dass hinter jeder Information, mit der wir arbeiten und die wir herausgeben, ein menschliches Schicksal steckt – Familien, Angehörige und andere Betroffene. Daraus entsteht eine Verantwortung für jeden einzelnen Satz, den wir schreiben und veröffentlichen. Das kann ein Lehrbuch nicht vermitteln. Wir gehen in einen Einsatz und wissen: Das, was wir jetzt sagen, kann darüber entscheiden, ob uns weiter vertraut wird oder nicht. Eine unpräzise Information kann Vertrauen zerstören.
Malin Stute vor dem Mehrzweckschiff NEUWERK der Wasserstraßen- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes. Das Schiff ist eines von vielen Einsatzmitteln, auf die das Havariekommando im Einsatz zurückgreifen kann. Möglich wird die Arbeit des Havariekommandos vor allem durch das Zusammenspiel zahlreicher Partner – auch in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. (Foto: Havariekommando)PRJ: Was lässt sich für den Ernstfall tatsächlich vorbereiten?
Spangardt: Sehr viel. Das fängt bei den Menschen an. Ich brauche gut ausgebildete Leute, und die müssen auch regelmäßig trainieren. Dann brauche ich Strukturen. Die kann ich nur vorher schaffen, denn wenn es losgeht, ist es zu spät. Dazu gehören Abläufe, Checklisten, Kontaktlisten, Verteiler und in unserem Fall zum Beispiel auch eine Rufbereitschaft. Bei uns ist rund um die Uhr klar, wer diensthabende Pressesprecherin oder diensthabender Pressesprecher ist. Wenn nachts um zwei ein Unfall passiert, muss feststehen, wer sprechen darf und muss.
Auch Inhalte lassen sich vorbereiten, etwa Textbausteine oder eine Dark Site, die schnell online gehen kann. Dazu kommt die technische Infrastruktur. Wir haben einen vorbereiteten Stabsraum. Wenn eine Lage eintritt, gehen wir hinein, klappen die Rechner auf und können sofort arbeiten. Und wir denken Szenarien voraus: Was könnte passieren? Was tun wir dann? Was sagen wir? Vieles kann man vorbereiten, aber man muss es auch trainieren und unter Druck ad hoc Lösungen finden können.
PRJ: Sie spielen solche Szenarien regelmäßig konkret durch?
Spangardt: Ja. Mindestens einmal im Monat finden bei uns im Havariekommando so genannte Stabsrahmenübungen statt. Wir bekommen einen Fall, den wir vorher nicht kennen, und arbeiten ihn durch: Welche Informationen liegen vor? Welche Schiffe oder Flugzeuge würden wir einsetzen? Wie würden wir kommunizieren? Wann? Mit wem? Was würden wir sagen? Wir üben dann nicht nur Kommunikation, sondern alles.
Draußen auf See passiert dabei nichts. Wir üben im Prinzip Pen and Paper unsere Struktur. Das Gefühl ist aber realistischer, als man denkt. Jeden Monat ist es ein anderes Szenario. Regelmäßig zu trainieren ist die DNA des Hauses. Für mein Team kommen über das Jahr hinweg noch spezielle Übungen und Schulungen dazu, zum Beispiel regelmäßige Kamera- und Mikrofontrainings. Damit kann man nicht erst anfangen, wenn die Krise schon begonnen hat. Dafür braucht man Zeit, Ressourcen und im Zweifel professionelle Trainer.
PRJ: Frau Stute, auf LinkedIn kommunizieren Sie in einem sehr persönlichen und lockeren Stil über die Arbeit des Havariekommandos – ist das LinkedIn-Konzept am Reißbrett entstanden, oder entspricht es einfach Ihrer Art zu kommunizieren?
Stute: Man muss klar zwischen dem offiziellen Havariekommando-Account und meinem persönlichen Kanal unterscheiden. Der offizielle Account hat eine Strategie und einen Themenplan.
Was ich auf meinem Kanal mache, bin zu 100 Prozent ich. Ich habe angefangen, Leute in meinen Arbeitsalltag mitzunehmen, weil ich stolz auf meine Arbeit bin und vermitteln möchte, was wir tun. Dabei habe ich gemerkt, dass ich ein absolutes Nischenthema bediene – das findet der Algorithmus ziemlich gut und spielt es groß und weit aus. Ich habe die Freiheit, ohne Freigabeschleife zu posten. Das funktioniert, weil gegenseitiges Vertrauen da ist. Beim offiziellen Account ist die Ausrichtung anders.
PRJ: Was wollen Sie mit dem offiziellen LinkedIn-Auftritt erreichen?
Stute: Wir wollen vor allem zeigen, wie unsere Arbeit aussieht. Die Bandbreite dessen, was wir machen, reicht von Ölverschmutzungen auf dem Wasser über Brände auf Schiffen oder Windenergieanlagen bis hin zu Schiffskollisionen, bei denen Menschen gerettet werden müssen.
Das lässt sich besonders gut über Übungen zeigen, die wir begleiten und dokumentieren. Wir üben auch fast nie allein, sondern mit Partnern wie Feuerwehren, der Deutschen Marine, anderen Behörden, oder auch Firmen wie Reedereien. Wir versuchen, diese Partner in die Kommunikation nach außen einzubinden und die Vielfalt unserer Arbeit sichtbar zu machen. Natürlich gehört Verwaltung dazu, aber wir stellen den Kern unserer Arbeit in den Vordergrund.
Wir merken außerdem, dass die Inhalte gerade auf LinkedIn stark in unsere Blaulicht-Bubble hineinwirken. Das hilft uns, auch dort Vertrauen und Awareness zu schaffen – vor allem bei Menschen, mit denen wir im Ernstfall zusammenarbeiten könnten oder die vielleicht in Zukunft auch als potenzielle Kollegin oder potenzieller Kollege infrage kommen.
PRJ: Sehen Sie sich als Corporate Influencer für das Havariekommando? Und würden Sie das auch anderen Behörden empfehlen?
Stute: Ich glaube, ich bin eine Influencerin geworden – und es macht Spaß. Der Spaß hört aber schnell auf, wenn man sich gezwungen fühlt. Deshalb finde ich eine pauschale Empfehlung für andere Behörden schwierig. Bei uns gibt es mit dem Thema „Action“ viel, das sich gut erzählen lässt. Wir sind außerdem klein und haben kurze Wege. Entscheidend ist aber, dass jemand das freiwillig und mit Spaß macht. Sobald Zwang ins Spiel kommt, funktioniert es nicht mehr.
Spangardt: Aus Sicht der Behörde haben wir bisher mit „Organisational Influencern“ – wir sind ja streng genommen keine „Corporation“ – sehr gute Erfahrungen gemacht. Ich würde Kolleginnen und Kollegen, die das machen möchten, bestärken. Wenn jemand persönlich über die eigene Arbeit schreibt, hat das eine andere Basis, als wenn eine Organisation über ihre Aktivitäten berichtet. Im Moment machen das bei uns noch nicht viele. Wir sehen aber erste Gehversuche und unterstützen dabei.
PRJ: Was passiert mit diesem lockeren Ton auf Social Media, wenn eine akute Lage eintritt?
Spangardt: Der ist dann passé. Wenn eine Unfalllage läuft, wäre das unpassend und dann haben wir auch gar keine Zeit für locker-flockige LinkedIn-Posts. LinkedIn ist sowieso nicht für Echtzeit-Kommunikation geeignet, ich weiß ja gar nicht, wann und wem der Algorithmus die Inhalte ausspielt.
Kein Schreibtischjob: Benedikt Spangardt an Bord einer Fähre während einer Verletztenversorgungs-Übung. Immer wieder sind die Mitarbeitenden der Stabsstelle Kommunikation an Übungen beteiligt, vor allem, wenn sie von Medien begleitet werden oder im öffentlichen Raum stattfinden – so wie hier an einem Fähranleger in Hamburg. (Foto: Havariekommando)PRJ: Das heißt, dann müssen Aussagen auch wieder stärker abgestimmt werden?
Spangardt: Das nicht. Im Gegenteil. Natürlich gibt es einen Gesamteinsatzleiter, mit dem große Leitlinien oder auch die Pressemitteilungen abgestimmt werden. Aber bei großen Lagen geben wir im Minutentakt Auskünfte oder Interviews. Dann muss ich meinen Leuten vertrauen können, dass sie so kommunizieren, wie wir es vorher besprochen haben. Und der Gesamteinsatzleiter muss uns vertrauen können, dass wir sowohl das Geschehen draußen auf See als auch die Arbeit des Stabes und der Einsatzkräfte professionell nach außen erklären und vertreten.
Damit sind wir wieder bei der Vorbereitung. Wir müssen vorher eine grobe Idee haben: Was ist unsere Strategie? Wie ist unsere Tonalität? Was können Kernbotschaften sein? Den richtigen Ton zu treffen, bleibt trotzdem eine der größten Herausforderungen. Das erfordert Fingerspitzengefühl und Übung.
Stute: Was nicht bedeuten soll, dass es für uns total normal ist, für die Tagesschau ein Interview zu geben. Interviews, gerade live, sind immer eine Herausforderung, insbesondere im Ernstfall.
PRJ: Sie geben Journalisten vergleichsweise sehr direkte Einblicke in Ihre Arbeit. Wie weit kann Transparenz in einer sicherheitsrelevanten Einrichtung gehen – müssen Sie auch unter diesem Aspekt bewusst Grenzen ziehen?
Spangardt: Wir merken immer stärker, dass dieses Thema wichtiger wird. Nicht zuletzt durch die vergangenen Jahre und den Angriff Russlands auf die Ukraine hat sich das Bewusstsein verändert. Transparenz ist uns wichtig, aber wir müssen Grenzen ziehen. Wir kommunizieren zum Beispiel nichts, was die Sicherheit der Einsatzkräfte beeinträchtigen würde.
Wir arbeiten nicht nur im Einsatz, sondern auch im Alltag eng mit Polizeibehörden, der Deutschen Marine und der Zollverwaltung zusammen. Deshalb müssen wir überlegen, wem wir welche Einblicke gewähren. Unser Sitz ist im Maritimen Sicherheitszentrum in Cuxhaven gemeinsam mit anderen Behörden. Dort kann man nicht einfach vorbeikommen und sich alles anschauen.
Das heißt nicht, dass wir etwas zu verbergen haben. Aber gerade mit Blick auf Partnerbehörden müssen wir abwägen, wem wir was zugänglich machen. Bei Übungen draußen gibt es wiederum viele Möglichkeiten, unsere Arbeit plastisch zu zeigen. Wir müssen uns nicht komplett verschließen, aber wachsam sein.
Das Havariekommando ist eine gemeinsame Einrichtung des Bundes und der fünf Küstenländer. Es ist Deutschlands koordinierende Einsatzbehörde für schwere Unfälle auf Nord- und Ostsee. Bei Kollisionen, Feuer an Bord, Ölaustritten und weiteren denkbaren Unfall-Szenarien bündelt es alle Maßnahmen und stellt mit seinem Havariestab ein einheitliches und koordiniertes Vorgehen der Einsatzkräfte sicher. Dabei kann das Havariekommando auf alle verfügbaren Einsatzkräfte und Einsatzmittel des Bundes und der Küstenländer zurückgreifen. Auch die Kommunikation im Falle einer solchen Lage wird über das Havariekommando gesteuert.
Dr. Benedikt Spangardt, 40, leitet die Stabsstelle Kommunikation des Havariekommandos seit 2022. Zuvor war er unter anderem bei einer Kommune als Pressesprecher tätig sowie als Referent im NRW-Wirtschaftsministerium. Er studierte unter anderem Kommunikationswissenschaft, Politikwissenschaft und Musikwissenschaft in Münster und Hannover und promovierte in Würzburg zu Wirkungen von PR und Werbung.
Malin Stute, 34, ist seit 2023 stellvertretende Leiterin der Stabsstelle Kommunikation und Pressesprecherin des Havariekommandos. Ihr beruflicher Hintergrund liegt im Bereich PR und Marketing. Sie studierte European Studies in Passau sowie Politik- und Osteuropawissenschaften in Vilnius, Litauen.