Kann die Interne Kommunikation das Intranet komplett steuern?

Ein Intranet ist Software und muss daher von der IT betreut werden, oder nicht? Wird ein Intranet durch die Interne Kommunikation eines Unternehmens eingeführt, übernimmt sie häufig die redaktionelle und organisatorische Verantwortung. Warum nicht auch die technische? Lassen sich nicht durch die komplette Steuerung aus der IK Kommunikationsprozesse deutlich vereinfachen und noch besser gestalten? Bis vor einigen Jahren war die Antwort klar, denn Intranets wurden meist auf eigenen Servern betrieben. Entsprechend komplex war die technische Betreuung. Heute ist das anders: Vor allem Cloud-Lösungen haben die Technik extrem vereinfacht, nur die ursprüngliche Zuteilung zur IT ist in vielen Unternehmen geblieben.

Interne Kommunikation ohne Umwege gestalten

Wird das Intranet als Cloud-Dienstleistung (Software as a Service) inklusive der Betriebs- und Wartungsverantwortung vom Anbieter bezogen, fallen viele technische Aufgaben wie der Betrieb der Software im eigenen Rechenzentrum weg. Installation und Applikationsmanagement des Intranets auszulagern, spart zirka 80 Prozent des technischen Gesamtaufwands ein.

Aufgaben, die früher in der Hand der IT-Abteilung lagen, können bei zeitgemäßen Intranets durch die Nutzer selbständig erledigt werden. Früher war die IT zum Beispiel durch komplexe Beantragungsprozesse in das Erstellen von Gruppen oder das Anlegen von Unternehmensnachrichten eingebunden. Das hat vor allen Dingen eins gekostet: Zeit. Kostbare Zeit, die besonders in sensiblen Situationen so wichtig ist, um Mitarbeiter schnell und umfassend zu informieren.

Durch technische Vereinfachungen sind auch für die Systemkonfiguration bei zeitgemäßen Social Intranets keine Programmierkenntnisse mehr nötig. Anpassungen am Design lassen sich durch einfache Editoren direkt von den Kollegen aus der Internen Kommunikation umsetzen. Seien wir mal ehrlich: Die haben meistens sowieso ein besseres Auge für Design, da sie auch in anderen Projekten häufig mit der visuellen Aufbereitung von Informationen befasst sind.

Vier Gründe für die Steuerung des Intranets aus der IK

Es könnten also auch andere Abteilungen neben der IT die Betreuung des Systems übernehmen. Warum gerade die Interne Kommunikation? Vier Gründe sprechen dafür:

1.            Wird das Intranet komplett aus der Internen Kommunikation gesteuert, kann die Kommunikation aus einem Guss erfolgen und noch sinnvoller gestaltet werden.

2.            In der Internen Kommunikation sitzen die Experten für das Social Intranet mit dem besten Verständnis der Software: Sie (er-)kennen Schwächen und Stärken im System sowie in dessen Pflege und arbeiten tagtäglich damit.

3.            Die Verbundenheit zum Intranet ist in der Internen Kommunikation am stärksten ausgeprägt: Oftmals identifizieren sich die Mitarbeiter aus der Internen Kommunikation besonders stark mit dem Intranet und wissen, wie wichtig das Tool für die Information und den Austausch der Mitarbeiter ist. Die IT dagegen arbeitet mit einer größeren Vielzahl an Programmen, so dass die Verbundenheit deutlich geringer ist.

4.            Durch die große Beteiligung werden interne Kommunikatoren sowieso als zentrale Ansprechpartner für das Intranet wahrgenommen: Liegt bei ihnen auch die technische Verantwortung, können kleinere Fragen meist schnell beantwortet werden.

Die IT-Abteilung als wertvoller Partner

In vielen Unternehmen ist die IT-Abteilung stark ausgelastet. Ständig kommen durch die extrem schnelle Entwicklung neue Aufgabenbereiche hinzu. Die Anzahl der eingesetzten Softwarelösungen steigt stetig an. Für Mitarbeiter der IT ist es daher kaum noch möglich, Expertenwissen für jedes einzelne System zu besitzen und diese zusätzlich noch zu administrieren. Die Betreuung des Intranets durch die IK wird damit zu einer gern gesehenen Entlastung für die IT. Diese kann sich in der Folge wieder stärker auf technische Zukunftsthemen fokussieren und daran mangelt es bekanntermaßen nicht.

Natürlich kann die IT-Abteilung auch weiter in die Betreuung des Intranets eingebunden werden. Vor allem beim Aufbau eines neuen Intranets ist die Interne Kommunikation auf IT-Kompetenzen angewiesen. Beispielsweise erfordern auch Intranetlösungen in der Cloud eine Anbindung des Nutzerverzeichnisses (z. B. Active Directory). Gleiches gilt für die Beachtung von technischen Rahmenbedingungen und Sicherheitsanforderungen bei der Softwareauswahl.

Fazit: Vorteile für alle Beteiligten

Sobald das Intranet fertig eingerichtet ist, ist die komplette Steuerung durch die Interne Kommunikation möglich. So profitieren am Ende alle Beteiligten: Die IT wird in ihrem Tagesgeschäft entlastet, die IK gewinnt Zeit und kann das volle Potenzial des Intranets ausschöpfen. Die Mitarbeiter haben mit der IK einen zentralen Ansprechpartner, der sie bei der Nutzung des Intranets ganzheitlich unterstützt. Dabei ist die Zusammenarbeit zwischen IK und IT im Idealfall ein freundschaftliches Miteinander, denn bei komplexen technischen Fragestellungen bleibt die IT weiterhin die wichtigste Fachabteilung.

Über den Autor: Ricardo Thiele (32) ist Geschäftsführer der Digital-Workplace-Agentur Kronsteg. Seit mehr als sechs Jahren unterstützt er mittelständische Unternehmen und Konzerne bei der Realisierung des digitalen Arbeitsplatzes – durch Kommunikations- und Kollaborationsplattformen, die einen Mehrwert im Arbeitsalltag der Mitarbeiter schaffen. Darüber hinaus teilt er sein Wissen regelmäßig in Fachmedien sowie auf verschiedenen Veranstaltungen.


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