1. Bestandsaufnahme und Zielsetzung

Im ersten Schritt sollte ein Unternehmen seine Unternehmensprozesse kritisch hinterfragen und identifizieren, an welchen Stellen Optimierungsbedarf besteht, welche KI-Möglichkeiten es gibt und an welcher Stelle der Einsatz von KI sinnvoll sein kann. Anschließend werden konkrete Ziele formuliert und bestimmt, wie KI diese Ziele unterstützen kann. Mögliche Ziele können sein: Kundenzufriedenheit verbessern, Kosten reduzieren, Ressourcen sparen oder Produktivität steigern. Klar definierte Ziele sind unabdingbar, um die richtigen Prioritäten zu setzen und sich darauf zu fokussieren. Nur so lassen sich Erfolge eindeutig messen und auswerten.

2. Ressourcen und Fachkenntnisse

Für die Implementierung künstlicher Intelligenz in die Unternehmensprozesse braucht es Ressourcen, sowohl in finanzieller als auch in personeller Hinsicht. Gibt es Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich für KI-Anwendungen interessieren oder sich sogar bereits intensiv damit auseinandergesetzt haben? Dann lohnt es sich, eine interne Expertise aufzubauen. Dies erfordert Ressourcen, bietet auf lange Sicht jedoch Vorteile. Setzen Unternehmen auf externe Fachkräfte, sind schnellere Ergebnisse möglich. Hier besteht jedoch die Gefahr, dass die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens für Außenstehende nicht greifbar sind und dadurch in die Strategie und Umsetzung nicht eingebunden werden können. Eine gute Lösung sind hier Berater, wie beispielsweise Agenturen mit KI-Expertise, die Unternehmen anfangs beim Aufbau und Einsatz von KI unterstützen können.

3. Datenmanagement und Infrastruktur

Noch vor der Implementierung muss geprüft werden, ob die zur Verfügung stehenden Daten eine ausreichende Qualität aufweisen, um aussagekräftige Ergebnisse zu liefern. Der verantwortungsvolle Umgang mit den Daten im Hinblick auf Datenschutz und Sicherheitsmaßnahmen ist dabei zu jeder Zeit unerlässlich. Sensible Daten müssen geschützt und vertraulich behandelt werden, um die Privatsphäre von Mitarbeitern und Kunden zu wahren. Im Falle eines unbefugten Zugriffs oder eines Cyberangriffs sollte im Vorfeld eine Verfahrensanweisung entwickelt werden, um eine mögliche Krise zu bewältigen und schwerwiegende Schäden zu verhindern. Auch die Anforderungen an die Infrastruktur müssen bereits im Vorfeld geprüft und berücksichtigt werden. KI-Systeme verarbeiten eine Menge Daten und erfordern möglicherweise vermehrte Rechenressourcen. Hier ist möglicherweise eine Aufrüstung der Infrastruktur notwendig.

4. Testprojekte

Für Unternehmen, die KI-Anwendungen in größerem Umfang nutzen möchten, empfiehlt es sich vorab mit kleineren Testprojekten zu starten. Bei einer Prüfung in kontrolliertem Umfang zeigt sich meist schnell, ob die angestrebte Lösung umsetzbar ist und welche Herausforderungen auftreten. In dieser Testphase gewinnen Unternehmen wertvolles Feedback und sammeln Erfahrungen, die helfen, Prozesse vor der finalen Einführung zu optimieren. Das Vertrauen von Stakeholdern gewinnen Unternehmen am besten, indem sie während der Testphase den Mehrwert künstlicher Intelligenz demonstrieren. Ein wichtiger Schritt, um bestenfalls die Unterstützung für weiterführende Implementierungen von KI zu gewinnen.

5. Lehrgänge und Change-Management

Für ein effektives Change-Management ist es wichtig, die Mitarbeiter auf bevorstehende Veränderungen vorzubereiten und mittels praxisorientierter Lehrgänge erforderliches Wissen für den Einsatz und den Umgang mit KI zu vermitteln. Um eine möglichst reibungslose Integration zu gewährleisten, empfehlen wir die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzubeziehen und zu zeigen, wie KI sie in ihrer Arbeit unterstützen kann und welche Auswirkungen dies auf ihre Ergebnisse haben kann. Dabei ist es vor allem wichtig, mögliche Bedenken und Ängste der Mitarbeiter ernst zu nehmen, in einen gemeinsamen Austausch zu gehen und Lösungen zu finden. Viele Menschen haben Vorbehalte gegen KI, weil sie sich um den eigenen Arbeitsplatz sorgen.

Die Implementierung von KI-Anwendungen ist zweifelsohne eine sehr komplexe Herausforderung und bedarf eines strategischen und systematischen Verfahrens. Der Plan muss klar und das Ziel im Fokus sein. Nur so gelingt es den Unternehmen, KI erfolgreich in die Unternehmenskommunikation einzubinden und die Potenziale der KI für den eigenen Erfolg optimal zu nutzen.

Am 31. Juli erscheint Teil 4 unserer Artikelserie, der sich mit „KI als Schlüssel zur Effizienzsteigerung: Wie Unternehmen KI in ihre Geschäftsprozesse integrieren können“ befasst. Hier beschreiben wir, wie Unternehmen durch die Integration künstlicher Intelligenz ihre Effizienz steigern können.

In Teil 1 der Serie geht es um KI-Tools für Unternehmen, in Teil 2 um die Vorteile und Herausforderungen bei der Integration von KI.

Über die Autorinnen: Nadja Amireh und Patricia Rips. Nadja Amireh ist Inhaberin der Düsseldorfer Agentur Wake up Communications. Gemeinsam mit ihrem Team plant sie crossmediale Kommunikationsstrategien für Unternehmen und Marken aus dem B2B- und B2C-Bereich und setzt sie erfolgreich um. Ihre Mitarbeiterin Patricia Rips ist als Communications Consultant tätig.

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