Tipps & Lesehinweise Anwenderbericht: cobra CRM Plus im Einsatz bei der Münchner Agentur Schwartz PR
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- von Marita Schultz, München
Wechselnde Medienkontakte, neue Blogs, Twitter und Co: Sie halten PR-Agenturen auf Trab, denn Medien und Adressaten müssen ständig aktualisiert und mit den für sie relevanten Informationen versorgt werden. Mit den schnellen Änderungen in der Medienwelt muss auch die Software zur Verwaltung dieser Daten immer wieder neu angepasst werden. Genau aus diesem Grund setzt die Münchner PR-Agentur Schwartz Public Relations auf cobra CRM Plus als Wissensdatenbank, Adresstool, Themenpool und Prozesslösung in einem.
Zentrales Adresstool für alle Mitarbeiter
Bei Schwartz Public Relations arbeiten 20 Mitarbeiter in drei Teams an den Standorten München, Hamburg und Berlin. Sie betreuen aktuell 33 nationale und internationale Kunden aus den Bereichen Internet, Consumer Electronics, Hightech, IT, Mobil- und Telekommunikation, Logistik, Energie und Industrietechnologien. Aus der Vielfalt ergibt sich, dass die Agentur es mit den unterschiedlichsten Medien und Journalisten zu tun hat: Von regionalen und nationalen Tageszeitungen und der Wirtschaftspresse über Radio und TV bis hin zu hoch spezialisierten Branchenfachmedien und Formaten wie Blogs, Foren und Newsgroups. Insgesamt verwaltet die Agentur rund 30.000 Adress- und Datensätze.
Aus diesem Grund hat die Agentur die Oberfläche ihres CRM-Systems so aufgebaut, dass sie alle für einen PR-Berater wichtigen Medien-Informationen auf einen Blick enthält: zum Beispiel die Mediengattung, Erscheinungsweise, ob gedruckt oder online und mit welcher Auflage respektive mit welchen Page Impressions. Hinzu kommen Medienprofil, Leserzielgruppen und vieles mehr. Neben den allgemeinen Informationen zu jedem Medium sind aber auch die persönlichen Interessen und Themengebiete der einzelnen Journalisten von enormer Relevanz. Daher hat die Agentur die Kontaktdaten um Felder wie „Ressort“, „Position“, „Themen“ und „Notizen“, aber auch um neue Kommunikationskanäle wie Skype oder Twitter und Social Networks wie Xing, Linkedin, Facebook oder Youtube ergänzt.
Aktualität ist das A & O
In einer so schnelllebigen Welt wie den Medien ist es auch für eine Agentur wie Schwartz Public Relations aufwändig, mit den täglichen Veränderungen Schritt zu halten. Journalisten wechseln von einem Medium zum anderen, ganze Verlage ziehen um, Medientitel werden eingestellt usw. Bei Schwartz PR ist es selbstverständlich, dass jeder Mitarbeiter für „seine“ Datensätze verantwortlich ist und diese auf dem aktuellen Stand hält sowie die anderen Mitarbeiter über Veränderungen informiert. Zudem verfolgt die Agentur wachsam, welche personellen Änderungen bei den Medien – entweder über diese selbst oder über zentrale Informationsdienste – angekündigt werden. Hier bietet cobra der Agentur einige nützliche Funktionen: So erlaubt eine Hierarchisierung beispielsweise, alle Journalisten, die für dasselbe Medium arbeiten, unter eine Hauptadresse zu gruppieren. Zieht nun die ganze Redaktion um, überträgt sich die Änderung der Hauptadresse auf alle untergeordneten Personen – ohne dabei die persönlichen Kontaktdaten wie Telefon-durchwahl und E-Mailadresse zu verändern. Wechselt ein Redakteur seinen Arbeitgeber, lässt er sich durch die Hierarchiefunktion einfach zu dem neuen Medium gruppieren. Neue Adressdaten lassen sich auch bequem per Drag&Drop beispielsweise aus einer E-Mail-Signatur oder einer vCard einfügen, cobra übernimmt automatisch die richtige Zuordnung der einzelnen Datenfelder.
Gezielte Kommunikation dank cobra
Jedem Journalisten ordnen die Mitarbeiter kunden- und themenspezifische Stichworte zu. Damit lassen sich bis auf die Ebene der einzelnen Presseinformationen spezielle Verteilerlisten zusammenstellen. cobra CRM Plus vereinfacht dabei selbst komplexe Recherchevorgänge, speichert Rechercheabläufe für wiederholtes Anwenden und sorgt auf diese Weise für eine sehr zielgenaue Kommunikation. Für den Versand von Pressemitteilungen oder Newslettern nutzt die PR-Agentur die Serienbrieffunktionen von cobra. Dabei wird eine Recherche direkt mit einer Word-Vorlage verknüpft und als personalisierte Mail mit persönlicher Ansprache versendet. Im Anschluss geben die PR-Berater jedem Journalisten, der die Presseinformation erhalten hat, einen Vermerk in der Datenbank. Somit ist auch später noch ersichtlich, wer welche Presseinformation wann erhalten hat.
Importe und Exporte
Häufig kommt es vor, dass neue Kunden Verteilerlisten für Pressemitteilungen mitbringen und diese auch weiterhin adressieren wollen. Hierfür nutzt Schwartz PR die Im- und Exportfunktionen der cobra-Software. Exceltabellen lassen sich mit minimalem Formatierungsaufwand sehr einfach importieren. Dubletten werden noch während des Imports angezeigt und können so bereinigt werden. Die Exportfunktionalität wird vor allem genutzt, um Kunden einen Überblick über die adressierten Medien zu geben.
Über cobra: Das Konstanzer Softwarehaus cobra ist ein Anbieter von Lösungen für das Kunden- und Kontaktmanagement. Als Pionier für CRM entwickelt und vertreibt cobra seit fast 30 Jahren innovative CRM-Lösungen Made in Germany, die auch in der Kommunikationsbranche zum Einsatz kommen.
Die Autorin des Beitrags, Marita Schultz, ist Mitarbeiterin der Agentur Schwartz PR und damit Anwenderin von cobra.
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