Autoren-Beiträge In der Krise ganz nah am Mitarbeiter
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Lean Production als Vorbild: Wie die interne Kommunikation in schwierigen Zeiten die richtigen Kanäle findet
Opel, Hertie, Schiesser, nun auch noch der Versandhändler Quelle: Wenn in diesen Tagen Nachrichten über insolvente Traditionsunternehmen, Rekorde bei der Kurzarbeit und maue Konjunkturprognosen zirkulieren, geht es für viele um die eigene Existenz. Betroffene bangen, ob sie die nächste Rate für die neue Küche oder das Auto bezahlen können. Sehr genau hören Mitarbeiter deshalb in der Krise hin, was ihnen ihre Unternehmensleitung zu sagen hat, wie und wann sie es sagt – auch bei Maßnahmen, die weniger einschneidend ausfallen.
„Der internen Kommunikation kommt in dieser kritischen Situation eine ganz besondere Rolle zu“, sagt Andrea Montua, Inhaberin von Montua & Partner, einer Hamburger Spezialagentur für die interne Unternehmenskommunikation. „Angemessen und zeitnah sollen die Mitarbeiter über die wichtigsten Nachrichten aus dem eigenen Unternehmen informiert werden – mit überschaubaren Budgets. Niemand erfährt gern aus der ,Tagesschau’, welche Umbrüche es in seinem Betrieb geben wird.“
Um dieser Aufgabe gerecht zu werden und auch unter schwierigen Bedingungen zu engagierter Arbeit zu motivieren, ist die Wahl der richtigen Kommunikationsmittel und -kanäle wichtiger denn je. Einen besonders effizienten und nicht zuletzt budgetschonenden Weg weist das Konzept der Lean Communication.
Lean Communication: Information ohne Verschwendung
Toyota, Porsche und Nokia haben es vorgemacht: Schlanke Produktionsprozesse, eine Konzentration auf die eigenen Stärken und die Vermeidung von Verschwendung sorgen für eine erfolgreiche und langfristig orientierte Unternehmensführung. „Das Ziel muss sein: Ein perfekter Strom aus reinem Wert und null Verschwendung“, so lautet die magische Formel von Unternehmensberater James P. Womack, dem „Erfinder“ der Lean Production. Was zur Optimierung von Geschäftsprozessen führt, ist auch für die Unternehmenskommunikation von großem Wert.
Lean Communication nennt sich folgerichtig das Organisationsprinzip, mit dem auch die interne Kommunikation effizienter und erfolgreicher aufgestellt werden kann. Die Analyse der vorhandenen Instrumente bildet den Ausgangspunkt: „Eine gut gemachte Mitarbeiterzeitschrift ist ideal, um die Wertschätzung der Unternehmensführung für die Angestellten zu kommunizieren. Sie kann enorm viel dazu beitragen, dass sich die Belegschaft mit ihrem Unternehmen identifiziert“, erläutert Andrea Montua. „Doch angesichts akuter Veränderungen erweist sie sich manchmal als Postkutsche, wo ein Eilkurier gebraucht würde.“ Dann, so Montua, könne es auch einmal sinnvoll sein, ein oder zwei Ausgaben bei der Mitarbeiterzeitschrift auszusetzen. Stattdessen lässt sich mit einem schnellen Intranet oder flexiblen Mitarbeiter-Newslettern die Umschlagsgeschwindigkeit der Informationen an das Tempo der betrieblichen Veränderungen anpassen – und die personellen Ressourcen können auf diesen Kanal konzentriert werden.
„Manchmal kann sogar eine ,Brieftaube’ das Mittel der Wahl sein“, umschreibt die Geschäftsfrau bildhaft. „Wenn Informationen ganz gezielt einzelne Abteilungen oder nur die Außendienstler erreichen sollen, muss kein Rundbrief in allen Postfächern landen“ – eine E-Mail der Kommunikationsabteilung an die gewünschten Adressaten, ein spezieller Newsletter zum Beispiel an Führungskräfte oder ein Meeting sind effizienter, um eine genau umrissene, überschaubare Gruppe von Mitarbeitern über Veränderungen in Kenntnis zu setzen.
Der Kommunikationsfluss auf dem Prüfstand
Es ist also unerlässlich, sich zunächst in einigen Punkten Klarheit zu verschaffen, um ein realistisches Bild vom Ist-Zustand der internen Kommunikation im eigenen Unternehmen zu gewinnen:
· Werden die eingesetzten Kommunikationsinstrumente effizient genutzt, das heißt, erreichen die richtigen Informationen die Mitarbeiter zur richtigen Zeit?
· Welche Medien sind für die kommenden Monate (weiterhin) sinnvoll? Welche sollten neu etabliert werden?
· Wird im Unternehmen zu wenig, zu viel oder gerade im richtigen Maße kommuniziert?
· Tragen Mitarbeiter, Partner und Kunden selbst ausreichend zum Informationsfluss bei? Empfinden sie sich als Teil eines unternehmensweiten Kommunikations-Netzwerkes?
· Kann der Produktionsablauf in der internen Kommunikation optimiert werden (etwa mit Hilfe eines Content-Management-Systems, das es erlaubt, Inhalte mehrfach – in verschiedenen Medien – zu verwenden)?
· Hat jeder Mitarbeiter, der an der Entstehung interner Medien beteiligt ist, seinen optimalen Einsatzort? Oder kann durch eine veränderte Aufstellung des bestehenden Teams ein qualitativ besseres Ergebnis erzielt werden?
Marketing für die eigenen Mitarbeiter
Steht das „Lastenheft“, gilt es, die relevanten Kommunikationsinstrumente und ihre Priorität festzulegen, die internen Medien neu zu planen und sie im nächsten Schritt mit Leben zu füllen: Das kann je nach individueller Ausgangslage der Veränderungs-Newsletter für alle Mitarbeiter sein oder die Kommunikationsschulung, die Führungskräfte darauf vorbereitet, den Wandel für die Mitarbeiter nachvollziehbar zu erklären.
Jede Kommunikationsaktivität ist im Sinne der Lean Communication zu hinterfragen:
● Erfolgt sie zum richtigen Zeitpunkt?
● Zielt sie auf die richtigen Adressaten – und nur auf diese?
● Erfolgt sie in der richtigen Form? Nutzt sie den richtigen Kanal?
Sollen die Maßnahmen am Mitarbeiter nicht unbeachtet vorüberziehen, heißt es zudem, Marketing für die eigene Arbeit zu betreiben. Nur so kann die Kommunikationsabteilung zu einem zentralen Knoten im betrieblichen Netzwerk werden. „Mitarbeiter müssen wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie im Unklaren sind über die Auswirkungen von Kurzarbeit im Unternehmen, wenn sie Verbesserungsvorschläge haben oder einfach mal Luft ablassen wollen“, erläutert Andrea Montua diese wichtige Bedingung, damit die interne Kommunikation gelingt. Nur so lasse sich das Ziel erreichen, Offenheit für Veränderung zu schaffen.
Veränderung zur gemeinsamen Aufgabe machen
Die Agentur-Chefin und ihr Team aus Kommunikationscoaches und Redakteuren beraten Unternehmen in Veränderungs- und Krisensituationen und helfen bei der konkreten Umsetzung interner Kommunikationsmaßnahmen. Die regelmäßige Erfolgskontrolle durch Mitarbeiterbefragungen nach der Einführung solcher „schlanken“ Kommunikationsstrukturen liefert den Beweis: Das Wichtigste ist, dass die Mitarbeiter sich bei Veränderungen eingebunden fühlen. „Dann gehen sie auch einen steinigen Weg mit“, berichtet Andrea Montua aus ihrer Arbeit.
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